Bila kita perhatikan struk belanja di supermarket ataupun toko, kita akan melihat sebuah nomor transaksi penjualan di dalam struk tersebut. Nomor transaksi tersebut biasa digunakan sebagai nomor bukti transaksi. Pencantuman nomor transaksi, tentu punya tujuan. Nomor itu sangat berguna bagi pemilik ataupun pihak manajemen. Coba bayangkan bila nomor transaksi itu tidak dicantumkan!
Perhatikan contoh nomor transaksi berikut (diberi tanda lingkaran). Ada 2 nomor transaksi dari PT. Li*n Sup*r Ind* dengan nomor 715 06 No. 00099 dan 715 06 No. 00100. Sedangkan dari Perusahaan Bas* Sapi, nomor transaksinya : TKA220316300021.
Nomor Otomatis Berurutan
Nomor transaksi dibuat secara otomatis oleh sistem (atau software). Nomor biasanya dibuat secara berurutan dengan tujuan memudahkan penelusuran transaksi. Bila nomor dibuat acak, akan menyulitkan proses penelusuran, misal bila salah satu struk tercecer atau hilang.
Beberapa manfaat penomoran secara berurutan :
1. Memudahkan penelusuran transaksi
Bila ada struk transaksi yang hilang, akan mudah diketahui, karena nomornya tiba-tiba loncat atau ada nomor yang ‘bolong’. Bila ada komplain dari pelanggan, akan dicatat nomor transaksi berapa yang bermasalah. Dengan penomoran berurutan, lebih cepat untuk dicari.
2. Memudahkan penyusunan
Kebanyakan struk transaksi dibuat rangkap, satu untuk konsumen, satu lagi untuk perusahaan. Bila ada penomoran terurut, akan sangat mudah untuk menyusunnya.
3. Mengetahui jumlah transaksi dalam suatu periode
Jumlah transaksi dalam suatu periode atau rentang waktu tertentu, dapat diketahui dari nomor transaksi yang berurutan. Misal nomor transaksi 715 06 No. 00100 , berarti sudah terjadi 100 transaksi. Nah, angka 715 dan 06 itu artinya apa? Ada kemungkinan 715 06 menunjuk kepada lokasi kasir. Yang tahu jelas adalah perusahaannya atau programmer komputernya. Contoh lain, nomor TKA220316300021, berarti sudah terjadi 300021 transaksi dalam suatu periode.
4. Identitas suatu rekord transaksi
Di dalam database, seringkali Nomor transaksi dijadikan suatu identitas sebuah rekord data/transaksi. Misal nomor transaksi 715 06 No. 00100 adalah sebuah identitas transaksi. Identitas biasanya dibuat unik, tidak sama satu dengan lainnya, dan tidak boleh transaksi lainnya menggunakan nomor transaksi itu. Dalam database, data seperti ini disebut dengan atribut kunci atau primary key. Dengan mengetahui nomor transaksi yang unik maka kita dapat mengetahui data apa saja yang ada berkaitan atau berelasi.
5. Dapat dijadikan Nomor Seri, No.Batch, No.Lot
Penomoran otomatis selain digunakan dalam transaksi penjualan, seperti supermarket tadi. Nomor Otomatis yang berurutan, dapat dijadikan juga sebagai nomor seri (serial number) suatu barang, nomor ijazah sekolah, Nomor Induk Kependudukan, Nomor Batch sudah proses produksi, Nomor Lot, Nomor Induk Siswa/Mahasiswa/Dosen/Pegawai.
Istilah Lain : Nomor Otomatis Berurutan
Nomor Otomatis Berurutan seringkali disebut dengan Autonumber, maksudnya adalah field yang nilainya akan secara otomatis terisi menurut urutan tertentu. Kadang field ini disebut juga field Identity, karena sering digunakan sebagai identifikasi sebuah record (row). Sebagai identitas sebuah record, field inidibuat unik (tidak boleh sama dengan yang lain) . Contoh field Nomor Faktur Penjualan, tidak boleh ada Nomor Faktur Penjualan yang sama dalam suatu periode, misal Nomor Faktur berikut FJ-000001, FJ-000002, FJ-000003, FJ-000004, dst. Contoh lagi, Nomor Induk Mahasiswa, biasanya menggunakan autonumber dan sifatnya unik, misal 201271001, 201271002, 201271003, dst.
Jadi betapa pentingnya penomoran secara berurutan, akan menolong banyak pihak yang terlibat dalam suatu transaksi. Nah, bagaimana cara membuat penomoran otomatis yang berurutan dengan komputer? Nantikan artikel selanjutnya.
TMZ-Apr-2016.
